QUALEASYWEB in azione! Parte 1

Qualeasyweb software di gestione norme ISO – Panoramica

VELOCE, SICURO, INTUITIVO, PLUG & PLAY

QualEasyWeb è un applicativo semplice, efficace e potente che permette di governare in maniera efficiente le informazioni relative a processi, procedure, documenti e process owner in conformità allo spirito e alla lettera dei requisiti normativi e legislativi richiesti dalle norme di riferimento.

Perché dovrei acquistarlo?

Per una serie di ragioni:

1. riduzione di costi e tempi di consultazione grazie alla velocità di fruizione immediata via web, in ogni momento e luogo, anche da smartphone.
2. riduzione di costi e tempi di gestione grazie alla veloce, semplice e sicura modalità di gestione con visibilità in tempo reale delle modifiche operate.
3. controllo centralizzato e da remoto dei documenti e delle attività da parte dei gestori aziendali e dei consulenti.
4. agevola il coinvolgimento e la condivisione immediata di documenti e procedure.
5. riduzione delle inefficienze dei processi organizzativi, razionalizzazione e ridistribuzioni di ruoli e responsabilità.
6. riduzione della carta in modo sensibile.

Caratteristiche di gestione:

• accesso via web tramite browser compatibile con internet explorer / edge / firefox / safari / chrome
• caricamento di file ed immagini multiformato
• accesso riservato con meccanismi di protezione password individuali, criptate, gestibili in piena autonomia dall’amministratore
• profili di accesso indipendenti con permessi diversificati per la sola consultazione o per la gestione dei contenuti
• versatilità e modularità: la piattaforma è in evoluzione insieme alle norme e alle interpretazioni.

Procediamo all’esame del software: come si presenta all’utente l’interfaccia QualEasyWeb?

Le sezioni principali indicate dal software sono inserite in un menu posto nella barra blu in alto:
gli ENTI, ergo acronimi, quindi un organigramma aziendale;
i MACRO PROCESSI, che governano la policy aziendale;
le PROCEDURE di riferimento;
i DOCUMENTI;
tutto questo può essere visibile anche tramite delle STAMPE in PDF.

ENTI AZIENDALI

La parte di gestione che ora andiamo a esaminare è quella di compilazione iniziale, che concerne gli ENTI.
Cliccando su ENTI AZIENDALI possiamo inserire una serie di acronimi, ENTI, sempre modificabili, che possono essere singoli o gruppi di enti. Ad esempio un ente “RA – Responsabili di Area” può raggruppare enti singoli come “AQ – Assicurazione Qualità”, “UA – Ufficio Acquisti”, “UAM – Ufficio Amministrazione”, “UC – Ufficio Commerciale”, eccetera eccetera.

In riferimento a questo ENTE avrò la possibilità di specificare elementi di vario tipo:
un MANSIONARIO, caricabile in un’altra sezione apposita;
un altro ente RESPONSABILE, una responsabilità diretta, ad esempio “UQ – Controllo Qualità” a livello di organigramma è sottostante a “AQ – Assicurazione Qualità”, di conseguenza il responsabile diretto è Assicurazione Qualità.

Perché è importante caricare subito gli enti aziendali?

Perché quando dovrò compilare e redigere una procedura mi troverò a dover inserire una serie di informazioni che, come vedremo più avanti, saranno istantaneamente estrapolabili da menu a tendina. Nel momento in cui ho già eseguito l’operazione di caricamento di enti relativi a funzioni e responsabili, questo lavoro è molto più facile da portare avanti e anche molto più immediato.

Procediamo andando a vedere i macroprocessi che cosa comportano.

MACROPROCESSI

I MACROPROCESSI sono quelle attività che raggruppano le procedure e di norma hanno un responsabile.

Facciamo un esempio pratico:
in questo caso il “Macroprocesso Management” ha come responsabile la “DG – Direzione Generale” e nel momento in cui andrò a cliccare su questo macroprocesso di management mi troverò ad avere elencate una serie di procedure e documentazioni… Le procedure di riferimento per il macro processo di management sono la P04.01, la P05.01 e la P06.01, mentre questi sono i documenti correlati a queste procedure.
Ricordiamo che questa è una demo: non sono caricati documenti reali, ma sono caricati semplicemente dei documenti di riferimento, per far capire le correlazioni tra una procedura e un documento, o tra una serie di documenti.

A questo punto, definiti gli ENTI, definito un MACROPROCESSO, procedo a compilare, e quindi a formalizzare, una PROCEDURA.

PROCEDURE

Riprendendo l’esempio di prima, possiamo individuare la procedura, già inserita, “P.04.01 – Analisi del contesto”:

• è relativa al macroprocesso di Management;
• è basata sui riferimenti normativi indicati
  (non sono inseriti tutti, possono essere ad esempio “ISO 9001 – 4.1 Comprendere l’organizzazione eil suo contesto”, “ISO 9001 – 4.2 Comprendere le esigenze e le aspettative delle parti interessate”, eccetera eccetera);
• ha una propria revisione, in questo caso revisione 00, scritta in data 14/03/2019 e con descrizione “Emissione”: si tratta quindi in realtà di una “prima emissione” e non di una revisione.

Come vi ho detto prima, una volta compilata la sezione ENTI, avrò questi enti estrapolabili da un menu a tendina.
Quando compongo nelle sue parti la procedura, posso rapidamente scegliere da menu a tendina i vari enti: il responsabile (in questo caso la direzione generale), chi ha emesso la procedura (assicurazione qualità) e chi ha verificato la procedura (sempre assicurazione qualità), le aree di riferimento, pertinenti alla procedura (assicurazione qualità e responsabile di area) e una serie di documenti (in questo caso analisi dei rischi, esigenze ed aspettative parti interessate, gestione del rischio).

Correlate alle procedure trovo i DOCUMENTI, in una sezione separata.

DOCUMENTI

I documenti sono inseriti in base alla codifica della procedura o in base alla tipologia di documento.
Proseguendo l’esempio di prima, vado a verificare che il mio documento SP04.01/1 su una “analisi rischi-opportunità anno 2019” sia stato inserito: in che modo lo possa verificare? Semplicemente osservando che c’è una casellina, che apre una finestra, che mi dice che il documento è stato inserito; viene specificato che è stato inserito nella forma di “registrazione”, il che significa che ha subito o è in fase di compilazione, mentre se fosse un “modulo in bianco” sarebbe semplicemente un documento da compilare (in questo caso un file in excel).
Questo per cercare di gestire il tutto in una maniera molto semplice e visuale.

STAMPE

Passando poi all’ultima voce del menu nella barra, troviamo le STAMPE.
Le stampe mi portano ad estrapolare in modo molto immediato e veloce determinate informazioni, che ho inserito all’interno del mio sistema.
Per esempio, posso estrapolare:

• l’elenco dei macroprocessi, oppure il dettaglio di ogni singolo macroprocesso,
• le procedure che sono state create, esaminandone l’elenco o il dettaglio,
• l’architettura del sistema riguardo i punti norma (in questo caso penso che siano menzionati quelli della 9001),
• l’elenco delle procedure del sistema integrato:
  nel momento in cui ho una 14000, una 16949, una 45100, ho un elenco di più procedure che vengono identificate in base a delle colorazioni differenti, permettendoci di individuarle rapidamente all’interno del sistema integrato,
• l’elenco e il dettaglio degli enti aziendali,
• l’elenco e il dettaglio dei documenti aziendali,
• l’elenco e il dettaglio delle registrazioni aziendali,

Tutto questo perché, creando un sistema di gestione per la qualità, devo dare delle evidenze, verbalizzate, all’interno del sistema: le informazioni necessarie che mi portano a poter visionare i documenti le trovo nelle stampe.

Immaginiamo ora di dover fare delle modifiche strutturali:
all’interno del sistema QualEasyWeb passiamo dalla fase di CONSULTAZIONE, racchiusa nella barra blu, a quella di EDITING, cliccando nella barra grigia più in alto: ENTI, MACROPROCESSI, PROCEDURE, DOCUMENTI, ALTRO.
E’ uno specchio dei contenuti che trovo nella barra blu, però qui sono in modalità di modifica.

Terminata ora l’analisi della parte di consultazione, ci vediamo nel prossimo episodio per la spiegazione dell’inserimento e della modifica di una procedura e della relativa documentazione.