QUALEASYWEB in azione! Parte 2

Qualeasyweb software di gestione norme ISO – seconda parte – creazione di una procedura

Entrando nella sezione di editing, posso espletare determinate funzioni, ad esempio prendere la procedura che abbiamo visto precedentemente (la P04.01) e modificarla al suo interno.

Cliccando su Modifica, entro nella parte di editing di questa procedura, articolata in varie parti:

• la CODIFICA: l’asterisco rosso indica una necessità, il sistema ha bisogno che ci sia una chiave primaria, un codice univoco;
• il TITOLO della procedura;
• la RESPONSABILITÀ della procedura:
  in questo caso, come detto precedentemente, vado a richiamare gli enti che sono stati caricati all’interno della sezione Enti, scegliendo chi è il responsabile, chi l’ha emessa, chi la verifica, chi la deve approvare…
• le AREE INTERESSATE: posso correlare alla procedura determinate aree, in questo caso le aree interessate che collaborano, che operano su questa procedura;
• i DOCUMENTI DI RIFERIMENTO: posso inserire in questo caso il documento che abbiamo visto, “SP04.01/1 Analisi rischi ed opportunità” e una serie di altri documenti, ogni volta semplicemente selezionando da un comodo menu a tendina un documento tra quelli che ho caricato fino a questo momento;
• i SISTEMI DI GESTIONE COINVOLTI: posso selezionare i sistemi normativi della procedura, attivando ad esempio la casella “ISO 9001” e quelle di altre norme che precedentemente ho caricato all’interno del QualEasyWeb… ogni casella mi presenta poi l’elenco dei capitoli e sottocapitoli delle sezioni della norma, permettendomi di andare a indicare con precisione non solo il contesto normativo ma anche il paragrafo di riferimento;
• lo STATO DELLE REVISIONI: qui ogni revisione può essere modificata, oppure aggiunta, nel momento in cui vado a modificare la procedura in essere o ad emettere la procedura (quindi abbiamo una revisione zero se vi è una emissione);
• SCOPO E INDICATORI, in cui posso inserire la politica del processo, in questo caso del testo che è un richiamo all’elemento normativo della ISO 9001;
• le MODALITÀ OPERATIVE: è il cuore della procedura, qui posso inserire e descrivere una serie di attività che voglio identificare nella procedura stessa.
  In questo caso, cliccando sul tastino “Modifica” di un’attività, appare un blocco, dotato di tasto “Salva”, in cui posso esaminare, modificare, ampliare l’attività stessa.
  Nel campo Attività l’asterisco rosso indica che è necessario inserire un valore, un’etichetta;
  nel campo Tipo di attività posso scegliere la tipologia più appropriata, così successivamente potrò stampare la procedura con una sorta di flow chart, in cui simboli abbinati alle singole attività daranno indicazioni intuitive sulla procedura;
  nel campo Descrizione posso inserire il testo che spiega nel dettaglio l’attività;
  nell'”Ente responsabile” vado a specificare l’ente di riferimento per questa specifica procedura e negli “Enti che collaborano” gli enti eventualmente cooperanti (process worker);
  in “Documenti di riferimento” si può indicare uno o più documenti, sempre selezionando da un menu a tendina un documento tra quelli inseriti all’interno del sistema.
  Terminate le operazioni sull’attività, posso andare o ad aprire un’ulteriore attività o semplicemente fare un “Salva” per memorizzare il tutto, riportando la procedura nel suo stato compiuto.

Ritorniamo sulla pagina principale dell’editing delle procedure, per verificare la modifica appena effettuata sulla procedura P04.01: clicchiamo sulla procedura per visualizzarla in una pagina apposita (da cui si può facilmente tornare a modificarla o anche eliminarla).  QualEasyWeb mostra i contenuti raggruppati ed espandibili, per comodità di consultazione.

Vi è anche la possibilità, tramite un’apposito pulsante, di fare una stampa in PDF:
cliccando sul pulsante, QualEasyWeb genera una stampa che riporta l’impaginazione della procedura, il suo contesto operativo, i punti norma alla quale la procedura attinge, il macro processo di riferimento, il responsabile del processo, gli altri enti coinvolti quindi in questo caso gli eventuali processi worker, poi i riferimenti normativi (i punti norma veri e propri), lo stato di revisione, la data e la descrizione, le diciture “Emessa da”, “Verificata da”, “Approvata da”.
A seguire, il testo descrittivo delle attività della procedura. Il testo viene tabulato in una tabella che riporta le attività in modo sequenziale, evidenziandone in colonne apposite l’ordine di esecuzione (attività 1, attività 2, attività 3….), la descrizione, gli enti responsabili e i collaboratori, i documenti relativi (come documenti di input o output).
Appaiono poi le Informazioni documentali a corredo di questa procedura: vengono riportati nella pagina i riferimenti ai documenti salvati relativi alla procedura stessa; di conseguenza queste informazioni documentali saranno le informazioni documentali che io posso ritrovare direttamente nella sezione Documenti.

DOCUMENTI

La sezione DOCUMENTI è altrettanto importante quanto lo è la sezione PROCEDURE perché è di fatto il contenitore di tutti i documenti aziendali.

La difficoltà maggiore di una gestione tramite faldone di documenti cartacei, è sempre quella di avere i documenti slegati tra di loro, ovvero vi è sempre la difficoltà di andare a rintracciare e mappare dove si trovi quel documento.

Il vero vantaggio di QualEasyWeb è quello di inserire i documenti all’interno di un contenitore e poterli reperire, cercandoli tramite dei filtri, una serie di filtri che sono parzialmente visibili in questa area. Posso andare a ricercare qualsiasi documento aziendale, quindi registrazione o documento in bianco archiviato all’interno del QualEasyWeb stesso.

Un esempio può essere un certificato di taratura, una sua analisi, quindi un ebook o un corso in Powerpoint, un qualcosa che mi dia della formazione, un’istruzione operativa, in questo caso un’istruzione di taratura di uno strumento, una scheda, quindi una registrazione, in questo caso legata all’analisi dei rischi, la norma o una serie di n norme, in questo caso ad esempio requisiti generali per la competenza dei laboratori di prova e taratura (IEC 17025), e anche dei video.

Pertanto la possibilità di inserire dei documenti in vari formati è di fatto un modo diverso di concepire un sistema qualità, perché grazie a questa estrapolazione immediata che può essere di facile consultazione e alla portata di tutti gli enti aziendali (in base ai sotto livelli di accesso) posso tenere costantemente monitorato l’avanzamento dei documenti aziendali: quindi le n revisioni che vi possono essere, l’inserimento di vari documenti, piani di audit, checklist, una serie di informazioni che difficilmente in azienda vengono poste all’interno dello stesso contenitore.

Terminiamo qui la seconda parte di inserimento e modifica procedura; presto analizzeremo nella terza e ultima parte l’inserimento dei file e la codifica del documento.